Le sous-menu "Factures d'achat" du module Facturation vous permet de digitaliser et de suivre les factures que vous recevez de vos fournisseurs. Grâce aux diverses intégrations comptables dans Akti, vous pouvez ensuite facilement transmettre ces informations numériques à votre comptable.
Il y a plusieurs avantages à le faire vous-même :
- C'est une économie d'argent parce que vous faites le travail vous-même au lieu de votre comptable.
- Vous avez toujours une vue actualisée de vos flux de liquidités entrants et sortants. Il n'est donc plus nécessaire d'attendre la fin du mois pour s'en rendre compte.
- C'est extrêmement simple, si vous recevez déjà des factures digitales (UBLs ou XMLs) de vos fournisseurs.
1. Ouvrez le sous-menu Factures d'achat du module Facturation. Cliquez sur 
pour enregistrer une nouvelle facture d'achat.
2. Dans l'écran qui s'ouvre, vous pouvez maintenant télécharger un fichier. Cette importation supporte 2 types de fichiers :
- Importation PDF : si vous avez le fichier au format PDF ou scan, vous pouvez le télécharger ici et ensuite digitaliser les données vous-même.
- Format UBL ou XML : si vous recevez ce type de fichier de votre fournisseur, vous recevrez déjà une facture digitalisée ! Après avoir téléchargé ce fichier, Akti reconnaîtra automatiquement une grande partie des informations.
Si vous souhaitez utiliser cette fonction, il est conseillé de contacter vos fournisseurs pour leur demander s'ils peuvent livrer leurs factures dans ce format digital (UBL ou XML).
3. Une fois que le fichier a été téléchargé, vous pouvez maintenant remplir les détails nécessaires de cette facture sur le côté droit de l'écran :
- Le fournisseur : vous pouvez sélectionner ces données dans le CRM.
- Le type : s'agit-il d'une facture ou d'une note de crédit de votre fournisseur.
- Le numéro d'enregistrement : il s'agit du numéro d'enregistrement que la facture recevra dans la comptabilité.
- Le numéro de la facture : le numéro du document de votre fournisseur.
- Date et date d'écheance de la facture.
- La communication structurée sur la facture.
- Escompte : bénéficiez-vous d'un escompte sur cette facture et si oui, de quel montant ?
- Payez-vous cette facture automatiquement ou devez-vous la transférer vous-même ?
- Catégorie de dépenses : dans quelle catégorie de coûts souhaitez-vous placer cette facture ? Vous pouvez gérer cette liste vous-même si les valeurs par défaut ne sont pas suffisantes.
- Le taux de TVA et le montant qui correspond à ce taux de TVA.
Si vous recevez des factures digitales (UBL ou XML) de votre fournisseur, tous les champs en dehors "d'escomptes", "payé automatiquement" et "catégorie de dépenses" seront remplis automatiquement.4. Une fois que vous avez rempli tous les détails, vous pouvez décider en bas de page de sauvegarder la facture ou d'en créer un autre.
Vous pouvez également exporter vos factures d'achat vers le système comptable. Pour cela, les factures doivent avoir le statut "Approuvé".