Comment puis-je enregistrer des factures d'achat dans Akti ?

Introduction :

Le module de facturation des achats dans Akti vous permet de numériser et de garder une trace des factures que vous recevez de vos fournisseurs. Grâce aux diverses intégrations comptables dans Akti, transmettez facilement ces informations numériques à votre responsable de la comptabilité.

Pourquoi voudriez-vous faire cela vous-même?

Plusieurs avantages :

1. Vous faites le travail vous-même au lieu de votre comptable vous permettant d'économiser de l'argent ;
2. Vous gardez toujours une vue d'ensemble à jour de vos flux de trésorerie entrants ET sortants. Fini d'attendre jusqu'à la fin du mois pour le voir.
3. Si vous recevez déjà des factures numériques (UBL ou XML) de vos fournisseurs, la procédure est extrêmement simple.

Comment commencer?

Allez au module Factures d’achat dans Akti, via le module Factures, et cliquez sur le plus vert en haut de la page pour enregistrer une nouvelle facture.

Dans le nouvel écran qui s'ouvre, vous pouvez maintenant télécharger un fichier.
Cette importation prend en charge 2 types de fichiers :

• Importation PDF : Si le fichier est au format PDF ou au format numérisé, vous pouvez maintenant le télécharger ici, puis numériser les données vous-même.
• Format UBL ou XML : Si vous recevez ce type de fichier de votre fournisseur, vous recevrez déjà une facture numérisée ! Après avoir téléchargé ce fichier, Akti reconnaîtra automatiquement une grande partie des informations.

N.B.:Si vous souhaitez utiliser cette fonction, nous vous recommandons donc de contacter vos fournisseurs et de leur demander s'ils peuvent envoyer leurs factures dans ce format numérique (UBL ou XML).

Une fois le fichier chargé, saisissez les détails nécessaires de cette facture dans la partie droite de l'écran. Tels que :

1. Le fournisseur : Vous pouvez sélectionner ses données à partir du CRM
2. Le type de facture : S'agit-il d'une facture ou d'un avoir de votre fournisseur?
3. Le numéro de journal : Il s'agit de la numérotation du document que la facture recevra dans votre comptabilité (configurez directement la numérotation via les paramètres du module)
4. Le numéro de facture : Le numéro de document de votre fournisseur
5. Date et date d'échéance de la facture
6. La communication structurée sur la facture
7. Escompte : recevez-vous une remise en espèces sur cette facture et si oui, quel pourcentage
8. Payez-vous cette facture automatiquement ou devez-vous la transférer vous-même?
9. Catégorie de dépenses : Dans quelle catégorie de coûts souhaitez-vous placer cette facture? (Vous pouvez gérer cette liste vous-même si les valeurs par défaut ne sont pas suffisantes).
10. Le taux de TVA et le montant qui correspond à ce taux de TVA.

N.B.:si vous recevez des factures numériques (UBL ou XML) de votre fournisseur, tous les champs autres que Discount, Payé par transfert automatique et Catégorie de dépenses seront remplis automatiquement.

Lorsque vous avez entré toutes les données, cliquez sur l'une des options de sauvegarde en haut ou en bas.

• Sauvegarder & nouvelle facture: Pour créer votre prochaine facture d'achat dans Akti
• Sauvegarder & gérer la facture : Pour aller à l'écran de gestion de la facture et approuver la facture ou la marquer comme payée.

Exportez ensuite vos factures d’achat vers la comptabilité : elles doivent avoir le statut Approuvé pour cela.